In de moderne werkwereld is tijd steeds kostbaarder geworden. Zeker nu er in vrijwel iedere branche een tekort aan personeel is, is verspilling van tijd funest voor een bedrijf. Laten we eens kijken naar enkele van de meest voorkomende vormen van tijdverspilling tijdens het werk, en belangrijker nog, hoe we ze kunnen vermijden.
Overmatig vergaderen
Vergaderingen zijn vaak nodig om informatie uit te wisselen en beslissingen te nemen. Echter, te veel vergaderen kan contraproductief zijn. Lange vergaderingen zonder duidelijk doel kunnen een enorme verspilling van tijd zijn. Het is belangrijk om vergaderingen te plannen met een helder doel en een duidelijke agenda, en ervoor te zorgen dat alleen de noodzakelijke mensen aanwezig zijn.
Constante onderbrekingen
Onderbrekingen kunnen komen van collega’s die vragen hebben, e-mails die binnenkomen of zelfs sociale media meldingen. Elke keer dat je wordt onderbroken, kost het tijd en moeite om weer in je workflow te komen. Probeer periodes van ongestoorde tijd in te bouwen waarin je je kunt concentreren op taken die focus vereisen en stel grenzen aan onderbrekingen. Je kunt dat bijvoorbeeld doen door in een aparte ruimte te werken of door een dag thuis te werken als er verder niemand thuis is.
Ongeorganiseerde takenlijsten
Het hebben van een takenlijst is een geweldige manier om georganiseerd te blijven, maar het kan ook een bron van tijdverspilling worden als het niet goed wordt beheerd. Het opstellen van te lange of onrealistische takenlijsten kan overweldigend zijn en leiden tot uitstelgedrag. Probeer realistische doelen te stellen en je takenlijst regelmatig bij te werken om prioriteiten aan te geven.
Perfectionisme: Een echte klassieker als het om tijdverspilling gaat. Hoewel het streven naar kwaliteit belangrijk is, kan perfectionisme verlammend werken en leiden tot het eindeloos opnieuw uitvoeren van taken die al goed genoeg zijn. Leer om tevreden te zijn met ‘goed genoeg’ en focus op vooruitgang in plaats van perfectie.
Onnodig multitasken: Multitasken lijkt misschien efficiënt (en veel mensen denken er ook zo over), maar in werkelijkheid kan het leiden tot een lagere productiviteit omdat het moeilijk is om je te concentreren op meerdere taken tegelijk. Probeer in plaats daarvan taken te bundelen die vergelijkbare vaardigheden vereisen en werk ze één voor één af.
Te veel tijd besteden aan e-mail en sociale media
Het constant controleren van e-mails en sociale media kan een enorme afleiding zijn en kostbare tijd opslokken. Stel tijdsblokken in waarin je je e-mails en sociale media controleert en vermijd dit de hele dag door te doen. Zet ook je meldingen altijd uit. Als er echt een spoedgeval is bellen mensen je en sturen ze echt geen e-mail of bericht op sociale media.
Vallen, opstaan en verbeteren
Door bewust te zijn van tijdverspilling kun je steeds beter met je tijd omgaan en verspilling reduceren. Echter, het gaat nooit zonder vallen en opstaan Afleidingen liggen nu eenmaal altijd op de loer, dus geheid dat je er zo nu en dan (zonder dat je het door hebt) instapt. Geen probleem! Goed omgaan met tijd is hetzelfde als leren lopen: vallen, opstaan en verbeteren.
Tijdregistratiesystemen
Een handige tool om je tijd beter te managen en verspilling te voorkomen is een tijdregistratiesysteem. In een tijdregistratiesysteem registreer je al je gewerkte uren, waardoor je inzicht krijgt aan welke projecten en/of orders je de meeste tijd hebt gespendeerd. Zo krijg je inzicht in de echte tijdverslinders. Die input kun je vervolgens gebruiken om te kijken of je in je werkaanpak wellicht zaken kunt optimaliseren.
Naast een tijdregistratiesysteem zijn er ook nog andere handige tools, zoals projectregistratiesoftware en orderregistratiesoftware. Dit zijn softwarepakketten die specifiek ontwikkeld zijn om in detail de besteedde tijd aan een project of order te registreren. Dergelijke software is bijzonder waardevol en zeker het proberen waard.
