Tijdens een vergadering is goede verslaglegging van groot belang. Het verslag moet na afloop van de meeting alle belanghebbenden een helder overzicht geven van hetgeen dat besproken is. Een goed verslag is zo beknopt als mogelijk, maar zo uitgebreid als noodzakelijk. In dit blog gaan wij in op hoe jij zorgt voor goede verslaglegging.
De vormgeving
Een professioneel verslag is natuurlijk mooi opgemaakt. Door een goede opmaak kun je het verslag ook makkelijk toesturen aan stakeholders. Voor mooie vormgeving zorg je door onder andere lettertype in je huisstijl en aanwezigheid van het bedrijfslogo. Ook een goede introductie behoort tot het verslag: naam, datum, locatie en genodigden dienen vermeld te worden. Met een online tool, Notulen Software, kun je na de vergadering met één klik een strak verslag maken.
De actie- en besluitenlijst
Het meest belangrijke onderdeel van het verslag van een vergadering is de actie- en besluitenlijst. De actielijst bevat een opsomming van alle gemaakte acties, inclusief verantwoordelijke en deadline. Ook een referentie naar het bijbehorende agendapunt is relevant. De besluitenlijst is een overzicht van alle doorgehakte knopen tijdens de meeting. Ook hier kan het erg fijn zijn om duidelijk te maken bij welk agendapunt het besluit hoort. Met de actie- en besluitenlijst geef je iedereen in no-time een overzicht van de output van de meeting. Met online tool Notulen Software heb jij direct heldere overzichten van alle acties en besluiten, super handig!
De notulen
Een goede actie- en besluitenlijst zijn natuurlijk belangrijk, maar zonder context zijn deze moeilijk te interpreteren. De notulen dienen als context bij de actie- en besluitenlijst. De notulen worden gegroepeerd per agendapunt. Wanneer een lezer behoefte het aan een geheel overzicht van de vergadering, of wat extra context bij de actie- en besluitenlijst, kan hij of zij er voor kiezen om de notulen helemaal te lezen. Met Notulen Software wordt het notuleren per agendapunt super makkelijk
Verslag met Notulen Software
Kortom: het vormgeven van het verslag, het maken van een actie- en besluitenlijst en het notuleren wordt veel makkelijker en efficiënter met Notulen Software. Ook is het een stuk professioneler dan het maken van een verslag met Google Drive of Word.
